Quali documenti raccogliere prima della domanda di rating di legalità AGCM?

A cura diDott. Alessio FerrettiDottore Commercialista · Pubblicato il 22/09/2026

Prima di una domanda di rating di legalità AGCM, la raccolta documentale serve anzitutto a ricostruire una fotografia ordinata dell’impresa: chi la rappresenta, quali atti descrivono l’assetto disponibile, quali dati sono aggiornati e quali dichiarazioni richiedono ancora una verifica. La checklist non sostituisce la valutazione del caso concreto, ma aiuta a decidere se il dossier è sufficientemente leggibile oppure se occorre integrare o approfondire alcuni punti.

Su questo sito, “Marchio di Legalità” è una formula divulgativa riferita al rating di legalità AGCM; non indica una certificazione privata autonoma. L’obiettivo della raccolta non è accumulare file, ma collegare ogni informazione che si intende utilizzare a un documento disponibile, a una data e a una persona o funzione che possa chiarirne il contesto.

In sintesi

• Apri la raccolta con una fotografia aggiornata della società e della finalità della domanda.
• Ordina separatamente atti societari, poteri, dati contabili disponibili, documentazione fiscale e contributiva e materiali organizzativi pertinenti.
• Confronta nominativi, cariche, deleghe, sedi e date prima di riportarli in una dichiarazione.
• Registra i documenti mancanti e le incongruenze, assegnando un responsabile del chiarimento.
• Se una circostanza non è ricostruibile con le evidenze disponibili, trattala come un punto da approfondire prima di procedere.

Definire il perimetro della raccolta

La prima pagina del dossier può essere una scheda interna, datata, che indichi la società interessata, la decisione da prendere, le persone coinvolte nella raccolta e le aree ancora aperte. Questo passaggio evita di lavorare su documenti riferiti a una struttura societaria, a ruoli o a periodi diversi da quelli che l’impresa sta esaminando.

È utile distinguere subito i file che descrivono l’identità dell’impresa dai documenti che servono a chiarire singole informazioni. La visura disponibile, l’atto costitutivo, lo statuto e gli eventuali atti modificativi possono essere tenuti nello stesso gruppo, con una nota sulla versione più recente presente in archivio. La nota non risolve eventuali divergenze: rende però visibile quale punto richiede una verifica.

Raccogliere atti societari, cariche e poteri

Il blocco societario può contenere la visura disponibile, gli atti societari rilevanti presenti, la documentazione relativa a nomine e cessazioni, nonché procure o deleghe disponibili. Per ciascun documento conviene annotare data, provenienza, soggetti indicati e collegamento con le informazioni che l’impresa sta preparando.

Un organigramma interno può essere utile come strumento di confronto, ma va tenuto distinto dagli atti che descrivono formalmente cariche e poteri. Quando un nominativo, una funzione o una delega compare in un documento interno e non trova riscontro immediato nel materiale raccolto, il dossier dovrebbe riportare la questione come aperta, senza completarla per deduzione.

Ordinare dati contabili, fiscali e contributivi

Una cartella dedicata può raccogliere situazioni contabili, bilanci e altri documenti amministrativi disponibili, insieme alle evidenze fiscali e contributive che l’impresa ritiene pertinenti alla propria verifica. Per rendere la raccolta utilizzabile, ogni elemento dovrebbe riportare periodo di riferimento, origine del documento e soggetto interno in grado di illustrarlo.

Il lavoro preparatorio non richiede di trasformare il dossier in una raccolta indistinta di comunicazioni. È più utile predisporre un indice che segnali quali informazioni risultano disponibili, quali documenti devono essere aggiornati e quali partite o comunicazioni richiedono una ricostruzione separata. In presenza di dati non allineati, la dichiarazione progettata va riesaminata con chi presidia l’area competente.

Verificare governance, deleghe e materiali organizzativi

Se l’impresa intende richiamare procedure, attribuzioni interne, codici o altri presidi organizzativi, raccogli una versione identificabile del materiale disponibile e indica a quale funzione o attività si riferisce. Il punto non è qualificare questi documenti come certificazioni: serve verificare se descrivono un assetto comprensibile e coerente con le altre evidenze presenti nel dossier.

Può essere utile affiancare a ciascun documento una breve nota interna: documento vigente o da verificare, funzione coinvolta, collegamento con cariche o deleghe, eventuale chiarimento necessario. Per un quadro più ampio su documentazione, governance e valutazioni preparatorie, Approfondisci: leggi l’approfondimento sul dossier del rating di legalità.

Percorso diagnostico prima della domanda

1. Controllo dell’attualità. Indica per ogni file data, versione, provenienza e persona che può confermarne l’uso attuale.
2. Controllo di corrispondenza. Confronta denominazione, sedi, nominativi, cariche, deleghe e date tra atti societari, documenti interni e informazioni da utilizzare.
3. Controllo della documentabilità. Per ciascuna affermazione prevista, collega una fonte documentale disponibile e annota eventuali limiti di periodo, soggetto o contenuto.
4. Controllo delle questioni aperte. Registra documento mancante, incongruenza rilevata, responsabile del chiarimento e scelta provvisoria: integrare, approfondire o rinviare quel punto.

Questo percorso diagnostico produce un risultato operativo semplice: un elenco di informazioni sostenute dal materiale raccolto e un elenco separato di aspetti che non sono ancora pronti per essere utilizzati. La separazione riduce il rischio di confondere un dato disponibile con un dato soltanto ipotizzato.

Decidere se integrare, approfondire o rinviare

La quantità di documenti non è un criterio sufficiente. Un dossier con pochi file, ma datati, riferiti a soggetti diversi o non collegati alle informazioni da dichiarare, può richiedere più lavoro di una raccolta essenziale ma ordinata. La decisione pratica può seguire tre esiti: integrare l’archivio quando manca un documento individuato; approfondire quando le evidenze disponibili non consentono una lettura univoca; rinviare la preparazione di un punto quando la sua ricostruzione resta incompleta.

Un esempio tipico riguarda una delega riportata in un organigramma, mentre gli atti raccolti non consentono di ricostruirne subito titolare, data o perimetro. Invece di usare l’organigramma come unica risposta, è preferibile annotare la divergenza, ricercare il documento pertinente e aggiornare la mappa dei poteri solo dopo il chiarimento.

Come mantenere il dossier utilizzabile

Una struttura pratica è organizzare il materiale in cartelle tematiche e accompagnarlo con un indice: documento, data, area responsabile, informazione collegata e stato della verifica. L’indice consente di riconoscere rapidamente duplicati, versioni superate e richieste ancora prive di risposta.

È opportuno separare i documenti raccolti dalle note di lavoro e dalle dichiarazioni in preparazione. In questo modo, chi riesamina il dossier può distinguere l’evidenza disponibile dall’interpretazione provvisoria o dal chiarimento ancora necessario. La stessa impostazione può essere utile quando l’impresa valuta un rinnovo o il mantenimento del rating di legalità, adattando la raccolta alla situazione concreta.

Quando chiedere una prima lettura professionale

Il coinvolgimento dello studio è utile quando atti societari, dati amministrativi e documenti disponibili non restituiscono una ricostruzione coerente, oppure quando emergono aspetti che richiedono un approfondimento nel caso concreto. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso nel perimetro di una verifica documentale preventiva, per aiutare a ordinare le evidenze e individuare le questioni da affrontare prima della decisione.

Nel primo contatto indica situazione, urgenza e elenco dei documenti disponibili. Non inviare nel form allegati personali o riservati: eventuali documenti potranno essere trasmessi dopo il contatto, tramite un canale sicuro concordato con lo studio.

Domande frequenti

Devo raccogliere ogni documento dell’impresa?

No: una raccolta utile parte dai documenti collegati alle informazioni che occorre verificare. Gli altri materiali possono essere richiamati soltanto se servono a chiarire una specifica incoerenza o una questione aperta.

Un organigramma può sostituire atti e deleghe disponibili?

L’organigramma è un utile elemento di confronto interno, ma va mantenuto separato dagli atti e dalle deleghe disponibili. Se descrive ruoli non immediatamente riconciliabili con il resto del dossier, occorre registrare il chiarimento necessario.

Quando è preferibile sospendere la preparazione?

Quando un’informazione rilevante non è sostenuta dalla documentazione disponibile o presenta divergenze non chiarite. In quel caso, la scelta operativa è completare la ricostruzione prima di utilizzare quel punto nel dossier.

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